Comment je planifie ma semaine en tant qu’ingénieur senior dans une grande entreprise de technologie

Lorsque vous ne planifiez pas, vous abandonnez le contrôle de votre journée. Vous finissez la journée sans savoir ce que vous avez accompli, passez trop de temps sur les e-mails et les messages, et travaillez des heures supplémentaires parce que vous avez passé toute la journée à répondre aux autres. Pour résoudre ces problèmes, j’ai développé un système mis à jour qui fonctionne encore mieux. Aujourd’hui, je partagerai ce nouveau système avec vous, qui m’a permis de :

• Terminer presque tout ce que je prévoyais accomplir chaque jour
• Planifier le travail le plus important pour atteindre mes objectifs
• Avoir un enregistrement de ce que j’ai accompli pour réfléchir, mettre à jour mon manager et ajouter à un document de fierté

Principales conclusions

Ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné dans mon système précédent, ainsi que mon nouveau système personnalisable qui vous aide à tomber dans une “fosse du succès” et pourquoi il fonctionne.

Ancien système - Récapitulatif

J’utilisais le “Système de secteur temporel” dans le passé. Chaque mois, je choisissais environ 10 à 20 choses que je voulais faire ce mois-là. Chaque semaine, je choisissais des choses parmi ce que j’avais planifié pour le mois. Chaque jour, je choisissais des choses parmi ce que j’avais planifié pour la semaine. J’utilisais Todoist pour suivre cela. Ce processus garantissait que j’avais un objectif clair pour la journée. Cependant, j’ai rencontré les inconvénients suivants :

• J’ai trop planifié. Je n’ai jamais estimé combien de temps chaque tâche prendrait. Je me limitais uniquement par le nombre de tâches, environ 5 à 8 par jour, ce qui entraînait des tâches restantes à la fin de la journée.
• J’avais du mal à accéder à ce que j’avais fait. Todoist ne facilitait pas l’accès à tout ce que j’avais fait cette semaine-là. Dès que vous le cochez, cela disparaît.
• Je ne planifiais pas le travail le plus important. Je planifiais ce que je voulais faire plutôt que le travail aligné sur les objectifs de mon équipe ou ce qui m’aiderait à passer au niveau supérieur.

Mon nouveau système aborde tous ces problèmes et plus encore. J’utilise toujours mon système Todoist pour les tâches personnelles car je veux le garder plus détendu, mais pour le travail, ce nouveau système est un véritable changement de jeu.

Le nouveau système

Le nouveau modèle peut sembler écrasant, mais je tiens à vous rappeler cette citation : “Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à affûter la hache.” - Abraham Lincoln. Je passe environ 1 heure à planifier et à réfléchir. Ce plan me rend 25 % plus efficace pour les 39 autres heures de la semaine. Cette efficacité de 25 % me fait gagner 10 heures de temps mal utilisé, soit plus d’une journée de travail complète. J’utilise une feuille de calcul Excel basée sur un modèle de planification. Il peut sembler écrasant, mais je l’expliquerai étape par étape. Il est divisé en 3 parties : Entrée pour votre plan, Votre plan, Réflexion. Marchons à travers chacun d’eux.

Section 1 : Entrée pour votre plan

“L’entrée pour votre plan” comprend : Critères pour le niveau actuel et le niveau suivant, Priorités de l’organisation, de votre équipe et de votre manager, Retours récents reçus, Vision de fin d’année, Vision de fin de trimestre, Priorités de la semaine. La seule section que vous devez mettre à jour chaque semaine est la dernière, “Priorités de la semaine”. Les autres changent rarement. Je duplique la première feuille, puis je remplis “Priorités de la semaine” et je peux planifier chaque jour.

Section 2 : Votre plan

Ce qui est inclus et ce que j’aime à ce sujet : Il y a une limite sur le nombre de tâches par jour, Une “mise en évidence” par jour (la cellule jaune), Une estimation pour chaque tâche, Des barres “Complété” rouges, Des cases à cocher “important” et “urgent”, Un drapeau “non planifié”, Une réflexion pour chaque tâche.

Section 3 : Réflexion

Jusqu’à présent, le modèle vous a préparé au succès en limitant sur quoi vous vous concentrez, en priorisant une “mise en évidence” et en vous faisant sentir bien en terminant les tâches. Cependant, la semaine ne sera pas toujours parfaite. Même si c’était le cas, vous pouvez noter ce qui l’a rendu parfait ! Dans la zone de réflexion, vous pouvez écrire ce qui a bien fonctionné et ce qui doit changer.

Mon expérience avec le nouveau système

J’ai essayé cela pendant 3 mois depuis le premier jour de mon nouveau rôle chez Pinterest. En regardant en arrière chaque semaine, j’ai accompli plus de 90 % de ce que je prévoyais accomplir. Si ce n’était pas le cas, c’était à cause du travail imprévu qui est apparu, que j’ai reconnu comme plus important que mon plan actuel. J’ai également bénéficié de : Savoir combien de temps je passe en réunions, Utiliser la matrice de priorisation d’Eisenhower, Réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce qui ne s’est pas bien passé. Il est facile de voir les tâches non planifiées et inachevées. J’ai également partagé le modèle avec quelques autres ingénieurs avec qui je suis proche. Ils ont tous dit que c’était incroyablement utile pour accomplir des choses et ne pas se sentir dépassés. L’accès au modèle est gratuit pour les abonnés à la newsletter payante. Obtenez-le ci-dessous ! Le modèle comprend également un exemple complet dans la deuxième feuille.

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