Comment Slack tue votre entreprise

Dans de nombreux lieux de travail d’aujourd’hui, il y a un problème que Cal Newport appelle : Le flux de travail hyperactif de la ruche. Cela signifie simplement que tous les membres d’une organisation sont en communication constante, souvent inutile. Et cela empêche les entreprises de tirer pleinement parti de leurs employés.

Dans cet article, nous discuterons des raisons qui rendent les travailleurs du savoir, dont beaucoup sont des développeurs de logiciels, incroyablement inefficaces. Dans de nombreuses entreprises, y compris toutes celles pour lesquelles j’ai travaillé, la journée des travailleurs est structurée autour de leurs messages Slack et réunions. Selon une étude de 2019, beaucoup d’entre eux ont environ une heure de travail ininterrompu par jour. Le reste est consacré à répondre aux messages, aux réunions et aux e-mails.

Il y a de nombreuses raisons pour cette façon de travailler, mais la plus intéressante est la méprise selon laquelle la communication asynchrone est plus facile. Bien que la communication asynchrone (messages Slack, e-mails, etc.) ne nécessite pas votre présence immédiate, ce qui est bon pour certaines choses, elle prend en réalité beaucoup plus de votre temps. Elle prolonge la durée d’une conversation car elle nécessite beaucoup plus de messages à échanger. Vous pourriez penser que c’est plus confortable et meilleur, car vous choisissez quand répondre et vous avez le temps d’y réfléchir. Mais c’est bien plus que cela. Cela prend de la place dans votre mémoire, et pour la plupart d’entre nous, cela nous dérange jusqu’à ce que nous répondions. Cela crée une chaîne qui brise complètement notre capacité à travailler profondément.

Dans un monde de plus en plus connecté, nous avons tendance à vérifier constamment les e-mails, les canaux Slack et les messages WhatsApp, ce qui signifie que nous sommes presque constamment en train de faire du multitâche. Ce multitâche nécessite des ressources cognitives significatives et de l’énergie pour passer d’une tâche à l’autre. Ces changements de contexte prennent jusqu’à un tiers de la journée de travail, selon Gary Keller, l’auteur de The One Thing.

Comme nous le savons tous, la communication écrite échoue parfois à transmettre les informations non verbales, comme le ton, le langage corporel, etc. Cela signifie que parfois vous devez écrire plus que vous ne diriez et même le livrer en plusieurs messages juste pour transmettre le bon ton et le bon sens. Les petites choses comptent vraiment dans un message. Il y a une énorme différence entre ces trois : “Vous appréciez l’article jusqu’à présent ?”, “Vous appréciez l’article jusqu’à présent..?”, “Vous appréciez l’article jusqu’à présent???” (Désolé d’être en colère).

Parce qu’il est si facile d’envoyer un message, les gens ont tendance à demander de l’aide à un collègue plutôt que d’essayer de trouver une solution au problème auquel ils sont confrontés. Cela se traduit par plus de travail pour les deux parties (l’expéditeur et le destinataire qui doit répondre et aider). Imaginez recevoir un message qui demande de l’aide pour déboguer un problème dans une section de code que vous n’avez jamais vue auparavant. Vous devez d’abord comprendre ce qui est écrit là. Ensuite, vous devez comprendre le problème. Et ensuite, vous devez aider à le résoudre. Cela tue à la fois le flux de travail de l’expéditeur, car il attendra probablement que l’aide arrive, et celui du destinataire, car elle sera presque forcée de s’arrêter et d’aider son collègue. De plus, il y a des gens (moi inclus… désolé) qui peuvent transmettre une idée en un seul message, mais choisissent de le faire en plusieurs messages plus courts. Et il n’y a presque rien de plus agaçant et chronophage que d’attendre que le “En train d’écrire…” de votre collègue se termine et délivre toute l’idée.

La meilleure arme des travailleurs du savoir est leur Capital Attention, autrement dit, leur puissance cérébrale. C’est la ressource la plus précieuse des employés pour une entreprise, et pour en extraire la valeur maximale, les entreprises doivent mettre en place des flux de travail et des systèmes optimaux. Imaginez que vous êtes un développeur de logiciels avec une connaissance approfondie de l’IA. Si vous passez la majeure partie de votre journée à répondre aux e-mails, aux messages Slack et à changer de contexte, vous ne fournissez que peu ou pas de valeur à votre entreprise. En revanche, si l’entreprise met en place un flux de travail dans lequel vous pouvez faire des recherches et coder autant que possible sans interruptions, vous fournissez beaucoup plus de valeur à votre entreprise, vous développez vos connaissances et devenez meilleur qu’auparavant.

Les entreprises devraient mettre en place des processus, des systèmes et des flux de travail qui augmentent les performances de leurs employés et rendent leur travail plus agréable. Utiliser un simple tableau de tâches (Jira/Clickup, etc.) et automatiser les processus qui sont effectués fréquemment et prennent une grande partie du temps de vos employés fera l’affaire. Au-delà de la mise en place de processus, les entreprises doivent établir des règles sur la manière dont les gens communiquent pour réduire les changements de contexte et l’inefficacité. Il n’est un secret pour personne que les réunions sont une énorme perte de temps et épuisent les ressources mentales. Pour réduire leur effet négatif, assurez-vous de définir des protocoles sur la manière dont les réunions doivent être planifiées et menées. Donnez à vos employés moins de tâches pour qu’ils puissent être plus responsables et les accomplir avec la meilleure qualité possible. De cette façon, ils ne perdent pas en productivité en faisant du multitâche et des changements de contexte, et vous ne perdez pas de temps à répondre à trop de questions.

Bien que nous considérions la communication asynchrone comme très précieuse car elle nous donne la liberté de choisir quand et comment répondre, pour la plupart d’entre nous, c’est un tueur de productivité. Donc, à moins que la communication ne nécessite de l’asynchronicité, comme les revues de code ou les rapports de bogues, visez à la faire de manière synchrone et à la terminer le plus rapidement possible, sans la laisser traîner et durer de nombreux allers-retours.

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